Cum să organizezi un eveniment de peste 900 persoane? Sau Ati simtit vreodata ca nu mai puteti, dar ca mai vreti?

Cam acesta e sentimentul pe care il ai, in mijlocul unui congres, un eveniment de peste 900 de persoane, cand ai vrea sa te ascunzi sub o masa undeva, dar totusi vrei sa fii prezent tot timpul la activitatile desfasurate, vrei sa ii cunosti mai bine pe cei implicati si vrei sa te imparti in 4 locuri in acelasi timp pentru a fi la curent cu tot ce se intampla.

Luna Octombrie a insemnat pentru noi concretizarea unui proiect la care am muncit mult timp si in care am pus mult suflet,  al XVI-lea Congres de Obstetrica si Ginecologie si The 6th Ian Donald Course.  Cu acest eveniment de rezonanta internationala, foarte important pentru lumea medicala, am reiterat succesul de acum 6 ani, cand am primit cu drag 1300 de participanti.

DSCN0203
Salile destinate prezentarii referatelor stiintifice, mereu pline

 

Organizarea acestui eveniment a durat efectiv un an… nu glumesc :)… Oricine lucreaza in PR, este constient de faptul ca perioada pre-eveniment este mult mai aglomerata si solicitanta spre deosebire de desfasurarea efectiva a lui. Astfel spus, pentru a ne asigura ca totul iese perfect, am inceput pregatirile din timp si cu fiecare luna simteam o presiune tot mai mare, desi pregatirile avansau considerabil.

Pot spune ca pregatirea si organizarea lui a fost o adevarata aventura comunicationala si logistica. Spun asta, pentru ca desi totul s-a desfasurat pe fast-forward pentru noi, in 6 zile, perioada premergatoare ne-a inzestrat cu rabdare si intelegere si chiar si alte calitati pe care nici nu le stiam ca le detinem. Toata munca depusa timp de aproape un an, incepe sa prinda contur in ultimele saptamani dinainte de eveniment, cand incepi sa iti tii telefonul legat de o mana, iar pe cealalta o mai folosesti doar pentru a trimite e-mailuri, iar mintea este undeva intre design-ul materialelor si logistica desfasurarii activitatilor. Continui prin a petrece tot mai putin timp acasa si chiar si atunci, esti tot cu gandul la scrisori de bun-venit, transferuri de la aeroport, programe sociale si lista continua asa pana in momentul in care adormi efectiv si incepi sa visezi rooming-listuri si contracte de sponsorizare. Desi ai pregatit totul cu 6- 7 luni in urma, mereu vor aparea situatii neprevazute, pentru care e bine sa te pregatesti din timp. Nu de alta, dar e posibil ca in momentul crizei sa nu mai ai timp de gandire analitica si planuri noi.

144
Grupul Anatolis a sustinut un concert superb la Deschiderea oficiala a lucrarilor din cadrul Congresului

 

Daca esti la prima manifestare de acest gen, nu te prea impacientezi, asta pentru ca nu stii efectiv ce te asteapta. Daca nu, stii foarte clar cum arata ultimele zile inainte de eveniment si incerci sa te pregatesti spiritual pentru ele. Apoi, dupa ce muncesti luni bune la planificarea si comunicarea lui nici nu iti vine a crede ca se intampla. Dar aici e partea geniala: momentul in care vezi concret pentru ce ai petrecut seri tarzii la birou si iti dai seama ca nu a fost destul. La rapidiatea cu care trece pe langa tine, ai fi vrut sa dureze si mai mult, sa nu se mai termine….deja faci parte dintr-un sistem agregat cu o misiune clara si deja incredibil de eficienta. Nu mai stii ce inseamna momente pierdute uitandu-te pe geam, sau o pauza de cafea pe balcon, ci stii doar ce mai ai de facut pentru ca totul sa iese impecabil.

DSCN0184
O parte din echipa D’Avantage, alaturi de un interpret plin de viata si foarte talentate, Enrico DiCalabria… cealalta parte, inginereasca, facea poza

 

IMG-20141024-05182
O alta parte a echipei, alaturi de una din artistele de exceptie din Romania, Delia

 

Poti iesi cu bine din organizarea unui congres de acest gen, doar daca faci parte dintr-o echipa formata din persoane care lucreaza foarte eficient impreuna. Si cand spun asta, nu ma refer la ideea aceea de eficienta la care ne gandim cu totii, de care esti intrebat la fiecare interviu si pe care toti am trece-o la calitati personale in CV. Vorbesc despre acea coeziune care apare intr-o echipa, dupa ce a trecut timp si s-au intamplat tot felul de evenimente neprevazute. Aceasta coeziune ne-a ajutat si pe noi, o echipa mica de PR-isti, dar dedicata, care nu mai trebuie sa ghiceasca ce are nevoie fiecare coleg ci intuieste si permite fiecaruia de a lua singur deciziile.

Iar cand la final, dupa ce ai terminat si evaluarea si incerci sa iti scoti din sistemul deja antrenat, toate procedurile de care nu mai trebuie sa te ocupi, ai parte de o apreciere neasteptata din partea celor cu care ti-ai petrecut aproape 18 ore pe zi, in ultima saptamana. Aceasta supriza e marturia participantilor la Congres, care dupa finalizarea lui ne-au scris sa ne impartaseasca aprecierile lor sincere:

“Zilele petrecute in cetatea universitara a Clujului au fost si sunt in continuare pentru mine o sursa extraordinara de incarcare pozitiva, mentala si fizica. Cele doua manifestari stiintifice si-au atins scopul prin inaltul nivel intellectual si prin organizarea pe care ati realizat-o. Multumiri si felicitari sincere!” M.R, Conferentiar Doctor Bucuresti

“It was an honour and a pleasure to participate at this Congress. I would like to congratulate you for the excellent organization and your great hospitality. I hope that we are going to share the opportunity to meet again during a future scientific event.” A.A,  Profesor Doctor Atena

 “Va multumesc si va felicit pentru perfecta organizare si oportunitatile create. Va salut cu cele mai alese sentimente.” C.N, Profesor Doctor, Craiova

Daca ai de organizat ceva mai mult decat un “nuntez”,  da-ne un telefon sau scrie-ne un e-mail. De acum suntem in Cluj, Suceava si Bucuresti!

 

 

 

 

Neurochirurg fetal: training 3 zile

E clar si definitiv ca industria de traininguri in Romania a ajuns la un nivel profesionist. Se tin cursuri, seminarii, congrese, conferinte, simpozioane, team-buildinguri, tabere si orice alte metode de “invatare” pentru oricine, oricand, oriunde, pe orice tema si la orice pret. Business-ul in sine, infloritor de altfel, nu poate fi acuzat, ci dimpotriva exacerbat. Pentru ca doar in acest fel noi toti putem merge inainte ca civilizatie, ca profesionisti sau pur si simplu ca oameni.

“Sa alegi bobul de neghina” pare insa reversul medaliei. Ca orice alt domeniu si cel al trainingurilor este plin de oferte generoase, ieftine ori scumpe, pentru teme care din care mai variate. Se distinge in marea masa de invitatii prin e-mail, chemarea la deslusirea tainelor promovarii. Mii de guru ai comunicarii, aparuti sau nu peste noapte, te invata astazi cum sa comunici mai bine, mai repede, mai profitabil, mai atractiv, mai ieftin sau mai colorat. Domeniul pare sa fi devenit un Mecca al “invatarii”, unde orice novice face un curs si peste noapte devine Rachel Whetstone (Head of PR, Google), putand crea, implementa si coordona campanii de comunicare complexe on-line si off-line, mixand strategii de marketing cu politici de PR, identificand segmente de public si accesand canale uni sau bidirectionale pentru transmiterea unor mesaje indelung sedimentate prin filtrul creatiei.

Asa ca in acest articol nu vrem sa va mai prezentam avantajele utilizarii unor profesionisti PR pentru comunicarea companiei Dumneavoastra. Astazi va propunem sa treceti la un nivel superior. Sa incepeti cateva trainiguri tot de specialitate, dar din alte domenii cu care va intalniti zilnic.

Si cum dimineata incepeti cu spalatul dintilor, de ce nu ati participa la un traning stomatologic de obturatii de canal. Cat de complicat poate fi sa va cumparati un mic burghiu de Ø0.5 si o masina de gaurit portabila (de aia mica de la teleshopping, cu 2 baterii AAA)? Va mai trebuie putin ciment dentar (se gaseste la farmaciile online, se fluidizeaza cu apa) si-o surubelnita lata. Identificati punctul negru de pe masea, amplasti burghiul pe locatie si faceti o mica gaura, astfel incat sa dispara pata neagra. Clatiti cu apa, apoi cu surubelnita lata introduceti in cavitatea formata cimentul, inlaturati excesul de material cu un tampon de tifon si asteptati 10 minute sa se intareasca. Ca sa reziste mai mult timp e de preferat sa nu beti lichide sau sa mancati cateva ore. Simplu, nu? Ati rezolvat problema, ati evitat un drum prin traficul infernal si ai economisit o suma consistenta. Daca va tremura totusi mana, ati putea ruga o vecina sa faca acest mic training de stomatologie si sa rezolve ea cererile de pe toata scara.

Poate trainingul de mai sus n-a fost cel mai stralucit curs. Un alt curs deosebit de util ar fi cel al schimbarii cauciurilor de iarna cu cele de vara si vice-versa. Pentru asta aveti nevoie de un cric, o pompa, o manivela si doua prezoane. Urcati masina pe cric, dati jos roata si o dezumflati, apoi sariti pe cauciuc sa se desprinda de pe geanta. Cu unul dintre prezoane ridicati marginea cauciucului peste janta, iar cu celalalt, prin miscari de sus-jos, transferati mai departe toata latura cauciucului. Similar si pentru cealalta fata. Luati apoi cauciucul nou si cu miscari inverse il inserati pe geanta. Folositi un maglavais de prindere (poate fi prelandez diluat) si apoi dati la pompa pana pusca. Ei ce? Cauciucul… Atunci cand marginile cauciucului se fixeaza p  janta acestea vor genera un sunet puternic. Atunci stiti ca ati terminat actiunea. Nu va bucurati. Mai aveti trei. Asta daca nu sunteti tipicari si i-ati pus gand rau si rotii de rezerva.

In numarul nostru viitor nu ratati incredibilul nostru training de dezamorsarea bombelor. Va fi prezentat de speakerul cu experienta internationala Lory Bombescu si va include si o parte practica. Asta binenteles dupa ce veti fi trecut prin sectiunile de meditatie, coaching si multitasking session.

Radem, glumim, insa un adevar e iluminant. Atunci cand avem nevoie de servicii specializate apelam la … specialisti. Daca e sa ne uitam la Facebook din prisma celui care pune poze pe net, vorbim de un mediu simplu, frumos colorat, accesibil si facil. Cine nu stie sa intre pe Facebook? Chiar si pustii de 13 ani. Daca insa vrem sa vindem un surub, Facebook trebuie folosit cu toate tentaculele lui octopodice, emitand o comunicare strategica si orientata spre convergenta ori conversie. Iar Facebook-ul este doar unul dintre sutele de instrumente pe care un specialist in comunicare le utilizeaza astfel incat al sau client sa vanda surubul.  Nu contestam trainingurile de dezvoltare personala si nu blamam dorinta persoanelor de a invata lucruri si din alte domenii, insa de ce oare avem impreisa ca daca facem un curs de 3 zile de marketing online vom putea comunica mai bine decat specialistul care face asta dupa o scoala de 5 ani si-o experienta de 10?

Si sa nu uitam ca „if you think it’s expensive to hire a professional, wait until you hire an amateur”…

De la student la PR-ist

Când îți alegi o carieră în România, ești de regulă foarte entuziasmat și speri ca  peste câțiva ani să ajungi stăpân pe domeniul tău, însă o să auzi fie că profesia ta este prea puțin dezvoltată la ora actuală, fie că nu sunt locuri de muncă, iar apoi începi să te gândești că e foarte probabil ca altcineva cu mai multe premii și diplome decât tine să aplice pentru același post. În final, când termini facultatea nu mai ești deloc entuziasmat, ci dimpotrivă ți-e frică de momentul acela când vei intra în lumea joburilor serioase.  Începi să crezi că pentru o vreme vei lucra probabil la ghereta cu înghețată ca să îți plătești facturile, până te vei obișnui cu piața muncii, sau mai bine zis ea cu tine, ca și proaspăt absolvent fără experiență de muncă. Dar nu trebuie să fie așa neapărat, iar tu, în postura de absolvent entuziast și plin de energie poți face ceva în sensul asta.

Ca studentă la Comunicare și Relații publice, m-am pregătit intens pentru această realitate încă din timpul facultății. Știam că oricât de pasionată aș fi, mă va lovi realitatea în care voi aplica la joburi peste joburi fără niciun succes. Speram totuși la o carieră în domeniu, cândva, undeva, iar mai târziu am descoperit mai multe laturi ale comunicării și PR-ului. Poate tocmai de aceea nu am ajuns să lucrez ca și vânzătoare la chioșcul de patiserie. Pentru că eram destul de preocupată de ce voi face după ce vor trece acești trei ani de facultate. Fără să îmi dau seama, am început să mă implic în multe proiecte și să trec dintr-un job în altul așa, dintr-o întâmplare. Așa că am făcut de toate, nu am vândut neapărat la chișcul din colț, dar am făcut și muncă de Sisif pentru care nici nu mi s-a mulțumit, am fost și voluntară, nu pentru a avea ceva la CV, ci pentru că am crezut în cauza respectivă; am avut și joburi temporare și un job corporatist, în urma căruia mă bucur că am realizat foarte repede cine nu vreau să fiu …. pentru ca într-un final, neprevăzut cumva, să ajung aici, la o agenție serioasă de cumunicare și PR într-o poziție de PR Account Executive.

Looking back, realizez că nu a fost deloc accidental; da, mă consider norocoasă că sunt aici, dar îmi dau seama că mi-am dorit lucrul acesta și am muncit pentru el. Știți povestea aia cu Universul? Că ceea ce îți dorești poți atrage prin atitudinea potrivită? E cam așa, cu precizarea că atragi acel lucru pentru care muncești cu adevărat. Adică Universul nu îți va aduce niciodată mâncarea în pat, dar poate să îți pregătească cafeaua. Mi-a plăcut ce făceam atunci, îmi plăceau oamenii cu care lucram, îmi placea atmosfera de zi cu zi, așa că am muncit cu drag și am încercat să acaparez cât mai mult de la cei ce astăzi îmi sunt colegi. Astăzi, deși spun cu mândrie că lucrez în PR, nu mă consider un PR-ist încă; ascult, învăț îmi fac planuri și liste, pentru că sunt multe de învățat de la cei din jurul meu și multe lucruri pe care trebuie să le îmbunătățesc. Până atunci, tot ce pot spune e că drumul de la student la PR-ist e pavat cu multe învățături, încercări și mai ales voință. Nu e atât de greu pe cum pare. Chiar dacă te pasionează un domeniu mai puțin mainstream sau crezi că nu ai fi destul de bun, sunt foarte importante entuziasmul, viziunea de ansamblu, unde vrei să ajungi și încrederea în sine. Iar ceea ce spunea și Amy Cuddy, psiholog social, într-un talk TedX “fake it till you become it” e în mod sigur valabil.

Sonia                                                                                                                                                                                   PR Account Executive -D’Avantage Consult
 
Citeste și Ce face un PR-ist în prima sa zi de muncă…