Business, Cluj-Napoca, General
Lasă un comentariu

Cum să organizezi un eveniment de peste 900 persoane? Sau Ati simtit vreodata ca nu mai puteti, dar ca mai vreti?

Cam acesta e sentimentul pe care il ai, in mijlocul unui congres, un eveniment de peste 900 de persoane, cand ai vrea sa te ascunzi sub o masa undeva, dar totusi vrei sa fii prezent tot timpul la activitatile desfasurate, vrei sa ii cunosti mai bine pe cei implicati si vrei sa te imparti in 4 locuri in acelasi timp pentru a fi la curent cu tot ce se intampla.

Luna Octombrie a insemnat pentru noi concretizarea unui proiect la care am muncit mult timp si in care am pus mult suflet,  al XVI-lea Congres de Obstetrica si Ginecologie si The 6th Ian Donald Course.  Cu acest eveniment de rezonanta internationala, foarte important pentru lumea medicala, am reiterat succesul de acum 6 ani, cand am primit cu drag 1300 de participanti.

DSCN0203

Salile destinate prezentarii referatelor stiintifice, mereu pline

 

Organizarea acestui eveniment a durat efectiv un an… nu glumesc :)… Oricine lucreaza in PR, este constient de faptul ca perioada pre-eveniment este mult mai aglomerata si solicitanta spre deosebire de desfasurarea efectiva a lui. Astfel spus, pentru a ne asigura ca totul iese perfect, am inceput pregatirile din timp si cu fiecare luna simteam o presiune tot mai mare, desi pregatirile avansau considerabil.

Pot spune ca pregatirea si organizarea lui a fost o adevarata aventura comunicationala si logistica. Spun asta, pentru ca desi totul s-a desfasurat pe fast-forward pentru noi, in 6 zile, perioada premergatoare ne-a inzestrat cu rabdare si intelegere si chiar si alte calitati pe care nici nu le stiam ca le detinem. Toata munca depusa timp de aproape un an, incepe sa prinda contur in ultimele saptamani dinainte de eveniment, cand incepi sa iti tii telefonul legat de o mana, iar pe cealalta o mai folosesti doar pentru a trimite e-mailuri, iar mintea este undeva intre design-ul materialelor si logistica desfasurarii activitatilor. Continui prin a petrece tot mai putin timp acasa si chiar si atunci, esti tot cu gandul la scrisori de bun-venit, transferuri de la aeroport, programe sociale si lista continua asa pana in momentul in care adormi efectiv si incepi sa visezi rooming-listuri si contracte de sponsorizare. Desi ai pregatit totul cu 6- 7 luni in urma, mereu vor aparea situatii neprevazute, pentru care e bine sa te pregatesti din timp. Nu de alta, dar e posibil ca in momentul crizei sa nu mai ai timp de gandire analitica si planuri noi.

144

Grupul Anatolis a sustinut un concert superb la Deschiderea oficiala a lucrarilor din cadrul Congresului

 

Daca esti la prima manifestare de acest gen, nu te prea impacientezi, asta pentru ca nu stii efectiv ce te asteapta. Daca nu, stii foarte clar cum arata ultimele zile inainte de eveniment si incerci sa te pregatesti spiritual pentru ele. Apoi, dupa ce muncesti luni bune la planificarea si comunicarea lui nici nu iti vine a crede ca se intampla. Dar aici e partea geniala: momentul in care vezi concret pentru ce ai petrecut seri tarzii la birou si iti dai seama ca nu a fost destul. La rapidiatea cu care trece pe langa tine, ai fi vrut sa dureze si mai mult, sa nu se mai termine….deja faci parte dintr-un sistem agregat cu o misiune clara si deja incredibil de eficienta. Nu mai stii ce inseamna momente pierdute uitandu-te pe geam, sau o pauza de cafea pe balcon, ci stii doar ce mai ai de facut pentru ca totul sa iasa impecabil.

DSCN0184

O parte din echipa D’Avantage, alaturi de un interpret plin de viata si foarte talentat, Enrico DiCalabria… cealalta parte, inginereasca, facea poza

 

IMG-20141024-05182

O alta parte a echipei, alaturi de una din artistele de exceptie din Romania, Delia

 

Poti iesi cu bine din organizarea unui congres de acest gen, doar daca faci parte dintr-o echipa formata din persoane care lucreaza foarte eficient impreuna. Si cand spun asta, nu ma refer la ideea aceea de eficienta la care ne gandim cu totii, de care esti intrebat la fiecare interviu si pe care toti am trece-o la calitati personale in CV. Vorbesc despre acea coeziune care apare intr-o echipa, dupa ce a trecut timp si s-au intamplat tot felul de evenimente neprevazute. Aceasta coeziune ne-a ajutat si pe noi, o echipa mica de PR-isti, dar dedicata, care nu mai trebuie sa ghiceasca ce are nevoie fiecare coleg ci intuieste si permite fiecaruia de a lua singur deciziile.

Iar cand la final, dupa ce ai terminat si evaluarea si incerci sa iti scoti din sistemul deja antrenat, toate procedurile de care nu mai trebuie sa te ocupi, ai parte de o apreciere neasteptata din partea celor cu care ti-ai petrecut aproape 18 ore pe zi, in ultima saptamana. Aceasta supriza e marturia participantilor la Congres, care dupa finalizarea lui ne-au scris sa ne impartaseasca aprecierile lor sincere:

“Zilele petrecute in cetatea universitara a Clujului au fost si sunt in continuare pentru mine o sursa extraordinara de incarcare pozitiva, mentala si fizica. Cele doua manifestari stiintifice si-au atins scopul prin inaltul nivel intellectual si prin organizarea pe care ati realizat-o. Multumiri si felicitari sincere!” M.R, Conferentiar Doctor Bucuresti

“It was an honour and a pleasure to participate at this Congress. I would like to congratulate you for the excellent organization and your great hospitality. I hope that we are going to share the opportunity to meet again during a future scientific event.” A.A,  Profesor Doctor Atena

 “Va multumesc si va felicit pentru perfecta organizare si oportunitatile create. Va salut cu cele mai alese sentimente.” C.N, Profesor Doctor, Craiova

Daca ai de organizat ceva mai mult decat un „nuntez”,  da-ne un telefon sau scrie-ne un e-mail. De acum suntem in Cluj, Suceava si Bucuresti!

 

 

 

 

Lasă un răspuns

Completează mai jos detaliile despre tine sau dă clic pe un icon pentru autentificare:

Logo WordPress.com

Comentezi folosind contul tău WordPress.com. Dezautentificare / Schimbă )

Poză Twitter

Comentezi folosind contul tău Twitter. Dezautentificare / Schimbă )

Fotografie Facebook

Comentezi folosind contul tău Facebook. Dezautentificare / Schimbă )

Fotografie Google+

Comentezi folosind contul tău Google+. Dezautentificare / Schimbă )

Conectare la %s